GPSR (General Product Safety Regulation), czyli rozporządzenie UE nr 2023/988 w sprawie ogólnego bezpieczeństwa produktów, to akt prawny określający liczne obowiązki producentów w zakresie zapewnienia, że każdy wprowadzany do obrotu produkt jest bezpieczny dla użytkownika przez cały cykl jego życia. Dla firm meblarskich GPSR jest szczególnie ważne, bo nakłada nowe obowiązki dotyczące m.in. analizy ryzyka, dokumentacji technicznej, oznakowania oraz instrukcji użytkowania – obszarów, które bezpośrednio wpływają na odpowiedzialność producenta i bezpieczeństwo końcowego odbiorcy. Naruszenie tych obowiązków może skutkować nałożeniem dotkliwych sankcji administracyjnych
– sięgających nawet 1 mln zł.

1. Problem

Przedsiębiorstwo produkujące obiektowe meble do siedzenia zgłosiło się do nas w momencie, w którym wokół nowego rozporządzenia o ogólnym bezpieczeństwie produktów narastało więcej pytań niż odpowiedzi. Klient wiedział, że GPSR to nie tylko przepisy, które trzeba poznać, ale obowiązek, który wpływa na przeorganizowanie sposobu pracy.

Na pierwszym spotkaniu z klientem pojawiły się przede wszystkim pytania dotyczące praktycznego podejścia do wymogów GPSR, w tym:

• Czy badania wykonane w zewnętrznym laboratorium, potwierdzające zgodność mebli z normami, mogą zastąpić analizę ryzyka przygotowywaną przez producenta?
• Gdzie przebiega granica analizy ryzyka i czy konieczne jest uwzględnianie skrajnie abstrakcyjnych scenariuszy?
• Jak postępować z instrukcjami użytkowania, czy każde z pięćdziesięciu identycznych krzeseł, które zamawia kontrahent musi mieć odrębną instrukcję, czy możliwa jest unifikacja?
• W jaki sposób powinna być przygotowana dokumentacja techniczna, osobno dla każdego modelu czy dla określonych kategorii mebli?
• Gdzie umieszczać oznakowanie produktu, aby spełniało wymagania rozporządzenia, ale nie zaburzało estetyki mebla?

Za wszystkimi tymi wątpliwościami stała jedna potrzeba: odnalezienie praktycznej, uporządkowanej metody działania, która pozwoli wdrożyć wymagania rozporządzenia bez dezorganizowania pracy całej firmy produkcyjnej.

Klient zdecydował się na pełne wdrożenie, które obejmowało audyt, przygotowanie procedur, wzorów dokumentacji i checklist oraz przeprowadzenie szkolenia końcowego dla Klienta. Dzięki temu możliwe było przejście przez cały proces krok po kroku – od identyfikacji nieprawidłowości po zbudowanie rozwiązań, które można utrzymywać i rozwijać w przyszłości.

2. Sytuacja klienta przed wdrożeniem

Już na etapie rozmów poprzedzających audyt było jasne, że firma ma część materiałów związanych z bezpieczeństwem produktów, jednak powstawały one w różnym czasie i w odpowiedzi na bieżące potrzeby. Klient sygnalizował, że nie wszystkie dokumenty są ze sobą spójne, a część procesów funkcjonuje przede wszystkim w oparciu o doświadczenie klienta, a nie według jednolitych, opisanych zasad. Nie były to nieprawidłowości w klasycznym rozumieniu, lecz naturalny efekt rozwoju firmy, która działała dotąd bez konieczności wdrażania tak szczegółowych wymogów, jakie wprowadza GPSR.

Firma wcześniej nie realizowała części obowiązków wynikających z GPSR, ponieważ nie istniały przepisy nakładające takie obowiązki np. szczegółowe zasady oznaczenia producenta na produkcie. GPSR wprowadził je po raz pierwszy, dlatego konieczne było zaprojektowanie całkiem nowych działań i procedur. Celem było stworzenie rozwiązań, które spełnią wymagania rozporządzenia, ale jednocześnie nie przytłoczą klienta i będą możliwe do stosowania w codziennej pracy.

3. Przebieg współpracy

Wdrożenie zaplanowaliśmy na 6 miesięcy, a prace rozpoczęliśmy od audytu produktów klienta. Aby był efektywny, klient wytypował około dziesięciu produktów z różnych kategorii, które dobrze odzwierciedlały pełen przekrój asortymentu. Wskazaliśmy, na co zwrócić uwagę przy ich wyborze, a klient dobrał modele reprezentatywne pod względem konstrukcji, materiałów i przeznaczenia. Na tej podstawie przygotowaliśmy bazę produktów, która porządkowała informacje niezbędne na potrzeby audytu. Zawierała listę dokumentów wymaganych dla każdego z wytypowanych modeli. Dzięki temu klient mógł zebrać dane w sposób uporządkowany, a kancelaria prowadzić analizę w oparciu o spójną strukturę. Wybranie ograniczonej liczby produktów pozwalało szybko zidentyfikować powtarzające się nieprawidłowości i zaproponować rozwiązania możliwe do zastosowania dla całych kategorii mebli, a nie tylko pojedynczych modeli.

Po zakończeniu audytu przygotowaliśmy raport, w którym opisaliśmy stwierdzone nieprawidłowości oraz ryzyka, a także rekomendacje działań naprawczych. Celem było nie tylko określenie, co należy poprawić, ale przede wszystkim ustalenie, jak te zmiany można wdrożyć w praktyce.

Najobszerniejszą częścią projektu było stworzenie procedur i map procesów. Obejmowały one cały cykl życia produktu. Celem było zapewnienie pracownikom jasnych, praktycznych instrukcji postępowania, które pozwalają utrzymać zgodność z GPSR na każdym etapie. W ramach procedur przygotowaliśmy również wzory i wytyczne do tworzenia dokumentów takich jak m.in. karta analizy ryzyka, dokumentacja techniczna, instrukcje użytkowania i oznaczenia. Co istotne, oznakowanie produktów, oprócz spełnienia wymogów rozporządzenia, musiało być możliwe do wdrożenia przy produkcji mebli obiektowych, gdzie względy estetyczne i trwałość mają istotne znaczenie. Na tym etapie wypracowaliśmy schemat możliwy do powtarzania dla kolejnych modeli mebli.

W trakcie całego sześciomiesięcznego procesu odbyliśmy kilka spotkań roboczych z klientem. Każde z nich służyło omówieniu postępów, doprecyzowaniu wątpliwości, prezentacji kolejnych etapów prac oraz uwzględnieniu uwag, które pojawiały się po stronie klienta. Dzięki temu wdrożenie przebiegało etapowo i w sposób dostosowany do realiów funkcjonowania firmy.

Po zakończeniu prac dokumentacyjnych przeprowadziliśmy szkolenie dla klienta, które miało formę warsztatową. Omawialiśmy procesy, najczęstsze problemy i sposoby rozwiązywania problemów, które pojawiają się w praktyce. Dzięki temu klient mógł zrozumieć nie tylko zakres obowiązków, ale też sposób korzystania z przygotowanych dokumentów i procedur w codziennej pracy.

4. Efekt wdrożenia

Po zakończeniu projektu firma dysponowała kompletem dokumentów i procedur spełniających wymagania GPSR oraz dostosowanych do specyfiki jej działalności. Klient otrzymał narzędzia
i instrukcje umożliwiające samodzielne korzystanie z przygotowanej dokumentacji, aktualizowanie jej oraz rozwijanie w przypadku nowych modeli mebli.

Przekazaliśmy klientowi procedury, wzory dokumentów i checklisty, które uporządkowały dotychczasowe działania. Klient zyskał również wiedzę, w jaki sposób podchodzić do poszczególnych obowiązków systemowo, jak unikać nadmiernego rozdrabniania oraz jak upraszczać wybrane elementy, zachowując zgodność z rozporządzeniem.

Dzięki temu klient może realizować obowiązki wynikające z GPSR w sposób systematyczny, spójny i możliwy do utrzymania w codziennej pracy.